Wenn Anfang Januar die meisten Sportmanager noch im Winterurlaub sind, begeben sich Jahr für Jahr 3 Absolventen der FH Salzgitter auf den Weg nach Oberhof, zum Biathlon-Weltcup. Das Trio von akzio! hat sich gerne bereit erklärt, euch einen umfassenden Überblick über deren Tätigkeiten im Erdgas-Zelt, die Anforderungen und Aufgaben bei einem Groß-Event im Schnee sowie die Besonderheiten der Biathlon-Szene zu geben.
Was kommt heraus, wenn 3 Sportmanager aus Salzgitter zusammenarbeiten?
Eine sehr gesunde Mischung aus Kreativität, Organisationsfähigkeit, Networking, Kundenorientierung und Dienstleistermentalität. Und diese Komponenten führen aus unserer Sicht zu einem der hochwertigsten Hospitality-Zelte im gesamten Wintersport-Zirkus. [Anmerkung: Die akzio! gmbh (Kommunikationsagentur mit Sitz in Frankfurt/München www.akzio.de) organisiert und koordiniert seit 2004 das Erdgas-Zelt beim Biathlon-Weltcup in Oberhof.]
Was sind eure Aufgaben?
Als Agentur sind wir für die gesamte Konzeption und Strategie, Organisatorische Vorbereitung sowie Umsetzung vor Ort aller Abläufe, sämtliche Dienstleister/gesamtes Personal (Zeltbauer, Catering, Sicherheitsdienst, Moderator, Hostessen etc.), Partner bis hin zu den Medien verantwortlich. Unsere Auftraggeber sind mit der e.on Ruhrgas AG (Sitz in Essen), der Verbundnetz Gas AG (Leipzig) und der Erdgasversorgungsgesellschaft Thüringen-Sachsen mbH EVG (Erfurt) 3 Unternehmen, die das Zelt gemeinsam nutzen und als Gastgeber betreiben, so dass ein Hauptaugenmerk auf der Koordination der 3 Kunden und deren spezifischer Bedürfnisse liegt. Von der ersten strategischen Ausrichtung und Philosophie bis zur Gestaltung des Gemeinschaftslogos, von der Organisation des Toiletten-Service bis hin zum Olympiasieger, von der Gestaltung der Tischkarten bis hin zum Aufhängen der Banner, vom Aufbau in Wintersport-Klamotten bis zur Abendveranstaltung im Anzug und Krawatte – als Dienstleister für unsere Kunden läuft jede Absprache über unseren Schreibtisch und für jedes Anliegen sind wir Ansprechpartner vor Ort.
Was ist das spannende an der Aufgabe?
Aufgrund des enormen Zeitaufwandes beschäftigen wir uns fast ein ganzes Jahr damit. Nachdem im März 2010 gerade erst das Abschlussmeeting von Oberhof 2010 stattgefunden hat, sprechen wir schon heute mit unseren Ansprechpartnern über die Fortsetzung im Januar 2011. Am spannendsten sind sicherlich die Abwechslung und die Vielfältigkeit der Tätigkeiten. Auch wenn wir das Projekt schon seit vielen Jahren (Erik seit 2005, André seit 2008, Nicole seit 2009) betreuen, gibt es jedes Jahr neue Aufgaben, neue Herausforderungen und sich ändernde Ausgangssituationen auf Seiten der Unternehmen. Nicht selten wurden die Logos der Unternehmen beziehungsweise des gemeinsamen Markenauftritts „Erdgas“ geändert, neue Abendveranstaltungen ins Leben gerufen, neues Personal/neue Dienstleister integriert und auch veränderten unternehmenspolitischen Hintergründen Rechnung getragen. Die große Herausforderung ist es, die Ziele (exklusiver Markenauftritt, Kundenbindung, Kundengewinnung, Mitarbeitermotivation, Vernetzung des Engagements als Hauptsponsor, Networking etc.) der einzelnen Unternehmen in den jeweiligen Zielgruppen möglichst effektiv und effizient zu erreichen und auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen.
Was macht euch am meisten Spaß dabei?
Im Januar endlich zu sehen, wofür wir fast ein ganzes Jahr gearbeitet haben. Natürlich auch die glänzenden Augen der Gäste zu beobachten, wenn sie zum 1. Mal durch die Glasscheiben auf die DKB-Arena blicken. Und letztendlich die Biathlon-Szene selbst: eine kleine Familie mit vielen interessanten Persönlichkeiten rund um eine Sportart, die uns alle begeistert und Sportler zum anfassen, die fast alle trotz vieler Medaillen und Titel auf dem Boden geblieben sind. Aber auch am Montag danach nach 10 Tagen endlich wieder einmal auszuschlafen.
Wie teilt ihr euch die Aufgaben?
Mit einem Geschäftsführer von akzio! bilden wir das Team Oberhof. Erik ist der übergeordnete Kundenbetreuer, während André in den vergangenen beiden Jahren für die gesamte Organisation der Veranstaltung verantwortlich war. Nicole vervollständigt unser Team vor Ort, verantwortet alle Hospitality-Gruppen und koordiniert unsere Hostessen sowie den Shuttle-Service.
Wie seid ihr zu euren Jobs bei akzio! gekommen?
Alle 3 über ein 6-monatiges Praktikum während oder im Anschluss an das Studium. akzio! schreibt regelmäßig Praxissemesterstellen aus und bietet durch sehr spannende Projekte und die direkte Projekt-Einbindung – gepaart mit einem sehr anspruchsvollen und praxisbezogenen internen Schulungsprogramm für Praktikanten – sehr gute Weiterbildungsmöglichkeiten. Im Anschluss an unsere Praktika sind durch die jeweilige Auftragslage Stellen frei geworden beziehungsweise geschaffen worden.
Inwiefern könnt Ihr euer Wissen aus dem Studium in diesem Projekt anwenden?
Auch wenn es schon ein paar Jahre her ist, sicherlich aus den Bereichen Eventmanagement und Sponsoring, früher noch Wahlpflichtfächer. Vor allem die Vorbereitung der Fachtagung ist eine gute Möglichkeit sich auf die Anforderungen einer Großveranstaltung vorzubereiten. Den Rest haben wir in den internen Schulungen bei akzio! beziehungsweise in der Praxis selbst gelernt.
Mal ehrlich, was ist schon alles schief gegangen?
Wie bei jeder Veranstaltung funktioniert nicht alles komplett reibungslos, das liegt „in der Natur eines Großevents“, Hauptsache ist, die Kunden und ihre Gäste bekommen nichts davon mit, sondern es wird im Hintergrund und intern geklärt und optimiert. In diesem Jahr sind uns mehrfach die Schläuche in der Küche eingefroren und ein Wasserschlauch hat (zum Glück nach der Veranstaltung) die Küche unter Wasser gesetzt. Es kam auch schon vor, dass ein Olympiasieger seinen Interview-Termin einfach verschlafen hat. Die „Kunst“ ist es dann, subtil und zügig nach adäquaten Alternativen zu schauen und die Probleme zu lösen. Bisher haben wir aber alles wieder in den Griff bekommen, nur das Januar-Wetter will nicht immer so, wie wir …